GeO

GeO è uno strumento avanzato per il governo e il controllo delle operazioni di magazzino:

GeO migliora l’efficienza:

• minimizzazione delle operazioni (meno stoccaggi, meno rimpiazzi, etc)
• minimizzazione dei colli di bottiglia (bilanciamento settori)
• minimizzazione delle percorrenze (convenienza allocativa, gestione della mappa…)
• minimizzazione di operazioni non programmate (rimpiazzo urgente per rottura di stock)
• monitoraggio delle prestazioni
• diminuzione degli sforzi organizzativi (meno indiretti)

GeO aumenta l’accuratezza:

• spunta delle missioni in ingresso
• controllo delle operazioni di messa dimora e di rimpiazzo delle ubicazioni di allestimento
• controllo delle attività di preparazione ordini
• controllo delle date di scadenza superate
• controllo dei lotti inevadibili

GeO aumenta la velocità:

• diminuzione lead time (dock to stock, allestimento …)
• prelievo per rimpiazzo ,stoccaggio…

Molte sono le caratteristiche che differenziano GeO anche dai più importanti applicativi di Warehouse Management; la sofisticatezza delle logiche utilizzate nonché la forte conoscenza del mercato di riferimento di InFarma, fanno sì che questo software sia veramente “la” soluzione per il magazzino del distributore farmaceutico.

Alcuni esempi di gestione specializzata: attività di caricamento delle attrezzature automatiche; mappa mobile, fissa e random; gestione delle non conformità;convenienza allocativa; bilanciamento dei settori di prelievo manuale; perfetta integrazione con DiFarm, il gestionale per il distributore farmaceutico più diffuso in Italia.

Rispettando la forte caratterizzazione di sistema parametrico, GeO permette di scegliere tra “mappa fissa” e “mappa dinamica”, garantendo così la piena flessibilità e la copertura di tutte le esigenze operative.
Partendo dalla mappa del picking,è possibile strutturare una trama di
possibilità in cui uno stesso prodotto può essere ubicato in più posizioni(virtualmente infinite); per ciascuno di queste è possibile definire la logica di scelta per il prelievo (tipicamente una per il prelievo degli sfusi, una per i fascettati, una per i colli standard) e la modalità con cui debba essere fisicamente effettuato il prelievo stesso (terminale RF, etichetta cartacea, misto, etc).
Si passa quindi alla mappa delle scorte che permette una parametrizzazione spinta e, attraverso gli algoritmi di ricerca dell’ubicazione, l’utilizzo della mappa a scelta dinamica. Inoltre, per i clienti che hanno l’esigenza di avere un buffer esterno al magazzino principale (ad esempio dei polmoni che per distanza e/o difficoltà di accesso non possono essere considerati quali scorta prioritaria), è possibile gestire due livelli di scorta, garantendo il pieno controllo delle attività di rimpiazzo dal polmone esterno verso il magazzino principale, con regole che mantengono all’interno di quest’ultimo un quantitativo di materiale sufficiente al normale svolgimento delle attività di magazzino.
GeO “mappa mobile” non è solo gestione della mappa dinamica, ma è soprattutto gestione della qualità in senso esteso. Infatti, le date di scadenza ed i lotti sono amministrabili con il massimo livello di dettaglio. A discrezione dell’utente e con il contributo di GeO, è possibile l’istantaneo indirizzamento alla data/lotto corretto, e si può arrivare a gestire una sola data di scadenza/lotto per ubicazione di scorta oppure più date contemporaneamente. Gestire la data significa inoltre inserire in ogni movimentazione (rimpiazzi, vendita, etc) dei criteri tendenti al consumo della data più vecchia con logica FIFO (first in - first out) oppure FEFO (first expired - first out) a seconda della data immessa.

Sintetizziamo dunque le funzionalità della mappa dinamica di GeO:

• gestione di un algoritmo articolato con cui il prodotto è in grado di individuare l’ubicazione corretta per ciascun prodotto entrante;
• gestione della mappa di picking, in cui uno stesso prodotto può essere presente in più ubicazioni a ciascuna delle quali è attribuita una logica di utilizzo;
• gestione della mappa delle scorte con utilizzo dinamico delle ubicazioni, in cui l’utente può “disegnare” l’algoritmo in relazione ai molteplici parametri a sua disposizione;
• gestione di buffer esterni che alimentano le scorte primarie secondo regole di quantità minime e quantità massime da mantenere nel deposito principale;
• memorizzazione nelle ubicazioni, e relativa gestione, di lotti e date di scadenza rilevate in sede di ingresso merce;
• compattamento e spostamento dei prodotti nelle ubicazioni di scorta;
• smaltimento delle date di scadenza superate con individuazione immediata della loro ubicazione.

GeO consente di effettuare le attività di riscontro della merce in ingresso direttamente da terminale (fisso o RF) con l’ausilio di lettore
di codice a barre e di smistare i prodotti in relazione all’ubicazione
di stoccaggio.
Le principali funzionalità di GeO nella fase di ingresso merce sono:

• determinazione automatica dell’ubicazione di scorta ed indirizzamento dei quantitativi al picking nel rispetto delle regole impostate ( sovrapponibilità delle date di scadenza, mantenimento Fifo - first in, first out - o Fefo - first expired, firts out…);
• raggruppamento dei prodotti in Unità di Carico (“UdC”) differenziate in funzione delle Zone di Raccolta (“ZdR”) a cui sono associate le ubicazioni di destinazione dei prodotti stessi; nel caso di un’azienda con più depositi gestiti con il casellario è possibile “vedere” il deposito come una ZdR a parte e suddividere i prodotti in funzione delle ubicazioni di allestimento dei depositi destinatari;
• gestione del controllo/digitazione dei lotti e del controllo/digitazione delle date di scadenza dei prodotti in ingresso con parametrizzazioni a cura dell’utente e/o agganciate alla banca dati di riferimento;
• gestione delle NON CONFORMITA’ a carico del fornitore e rilevate durante le attività di controllo (lotti errati, prodotti errati, quantità difformi, etc).

Alle attività di controllo merce in ingresso si aggancia infatti la gestione delle non conformità che, oltre a consentire la misurazione del livello di servizio del fornitore, permette di creare un legame con il sistema di fatturazione passiva portando in evidenza e mantenendo la storia di tutte le situazioni anomale.

Strettamente legato alle funzioni di ingresso merce, attraverso l’uso di codici a barre sul prodotto, sulle ubicazioni e sulle unità di carico, generate dall’ingresso merce o dalle funzioni di rimpiazzo, GeO, consente la gestione del processo di messa a dimora dei prodotti.

Nel pieno rispetto della caratterizzazione parametrica, GeO dà la possibilità di ottimizzare le fasi operative dello stoccaggio fi no ad arrivare ad una modalità in cui i controlli sono ridotti al minimo permettendo una notevole riduzione non solo delle percorrenze, ma anche delle velocità operative.

Le missioni di stoccaggio vengono proposte da GeO secondo il criterio della priorità attribuita alle unità di carico su tre livelli:

• Mancanti
  prodotti non presenti nelle ubicazioni di picking;
• Urgenti
  prodotti con giacenza inferiore alla scorta minima nelle ubicazioni di picking;
• Normali
  prodotti con giacenza corretta nelle ubicazioni di picking.

Una specifica funzione di GeO regola le discordanze rilevate in fase di stoccaggio, rendendo possibile il ripristino di eventuali errori commessi dalla spunta.

Per anni il refilling delle attrezzature si è basato sulla metodologia, non certo ottimizzante, di caricamento effettuato al termine di ogni allestimento, a prescindere dalla effettiva necessità, al fi ne di garantire, alla ripartenza del successivo allestimento, la piena copertura alla vendita. Si pensi che il caricamento della canalina di un allestitore automatico per un numero di pezzi minore di cinque può costare fino a 4 secondi per pezzo, mentre, per caricamenti oltre i 20 pezzi, il tempo medio per pezzo scende fino a poco più di un secondo. Immaginando quindi di poter caricare le canaline con 20 e più pezzi, si possono ottenere miglioramenti nelle produttività nell’ordine del 20%. Grazie alle funzionalità GeO, pensate per ottimizzare proprio questa attività sia nei settori manuali sia nell’allestitore automatico, è possibile gestire a livello informatico il refilling. Particolare annotazione riguarda il computo del valore di scorta minima dinamica quantificata autonomamente da GeO con sofisticate routine di calcolo che si appoggiano ai dati di vendita presenti nel gestionale DiFarm, compresa la conoscenza dei mancanti cronici. In due parole, significa massimizzare l’ottimizzazione del caricamento, mixando tra il massimo numero di pezzi caricabili compatibilmente con le necessità di copertura calcolate in base alle previsioni di vendita.
 
Caricamento delle attrezzature manuali 
Il sistema permette di gestire le operazioni di rimpiazzo delle ubicazioni di allestimento manuale ottimizzando la movimentazione e garantendo la correttezza delle operazioni attraverso la lettura dei codici a barre (prodotti, ubicazioni e unità di carico).
Le missioni di rimpiazzo sono gestite automaticamente dal siste-ma informatico che è in grado di determinare il momento in cui effettuare i rimpiazzi e la quantità ottimale da rimpiazzare.

Le missioni sono classificate in:

• missioni di rimpiazzo preventive (“differite”) 
  che vengono espletate tra un allestimento ed il successivo e permettono di riempire tutte le ubicazioni che hanno una giacenza insufficiente per supportare l’allestimento successivo;
• missioni di rimpiazzo urgenti (immediate)
  che si generano automaticamente durante l’allestimento in base agli impegni creati dalla gestione ordini (questo permette di tenere conto di picchi di vendita e/o di missioni differite non ultimate).

Le missioni di rimpiazzo “differite” vengono schedulate secondo il criterio della priorità in funzione della criticità del prodotto.

A supporto della produttività, GeO permette di:

1. creare missioni di rimpiazzo
   ​con un percorso ottimizzato, sia durante il prelievo dalle ubicazioni di scorta, sia nella successiva attività di stoccaggio;
2. tracciare l’intero percorso attra-verso la codifica di una “Unità di Carico” (UdC) che permette di identificare i prodotti in ogni momento della fase di rimpiazzo;
3. utilizzare sistemi in radiofrequen-za per controllare le operazioni di prelievo e successivo stoccaggio attraverso la lettura dei codici a barre. 

Caricamento delle attrezzature automatiche
Il sistema consente il controllo ed il coordinamento delle operazioni di rimpiazzo per i sistemi automatici. Questo significa che GeO è in grado di conoscere la giacenza in tali ubicazioni e di proporre, quando è necessario, la missione di rimpiazzo, garantendo inoltre la correttezza delle operazioni attraverso la lettura dei codici a barre (prodotti e ubicazioni).

GeO tiene sotto controllo lo svuotamento delle canaline tenendo conto di ciò che effettivamente viene “scaricato” (quindi non vi sono false segnalazioni dovute a prelievi manuali che figurano a carico delle attrezzature automatiche), analizzando il livello di scorta minimo che ovviamente è diverso per ogni articolo gestito. Alla fi ne del turno di allestimento, GeO indica le canaline “sofferenti”, guidando l’operatore nell’attività di riempimento. Inoltre, la funzione “impegno da prelievo”, monitorizza l’eventuale svuotamento della canalina per suggerire il refilling durante le attività di allestimento nel caso ci siano dei picchi di vendita non previsti.

Un monitor on-line molto dettagliato, che può essere ribadito anche settorialmente lungo gli automatici, tiene sotto controllo l’andamento dei fabbisogni e, una volta avviate, l’andamento delle attività di refilling che possono essere condotte con l’ausilio dei terminali RF, garantendo così anche il pieno controllo qualitativo sulle attività effettuate .

L’allestimento con GeO è coperto fin dalla pianificazione del lavoro che può essere o totalmente libera da parte dell’utente, oppure schedulata automaticamente in relazione ai tempi di preparazione, alle caratteristiche del proprio impianto, alle priorità di consegna, etc.

Inoltre, GeO prevede al suo interno tutte le tipologie di prelievo (per singolo ordine, per riepilogo, etc) e la possibilità di interagire con attrezzatura automatiche di prelievo. Il software integra le funzionalità di pick & pack con scelta del contenitore in base alle caratteristiche fisiche (dimensioni, peso) e logiche (max prodotti, max pezzi, etc.).

Una lista di picking può essere ripartita sui differenti settori di prelievo in cui è stato suddiviso il magazzino; tali settori, attraverso la configurazione dei turni di lavoro, possono assumere un andamento dinamico nel corso della giornata (per numerosità e configurazione) in modo da aderire al fabbisogno di lavoro e/o a vincoli di mano d’opera.
Per ogni prodotto possono essere individuate più ubicazioni di picking alle quali è possibile attribuire una logica di prelievo (minimo/massimo pezzi, allineamenti a quantitativi fissati, allineamenti a livelli di packaging gestiti a livello anagrafico).

L’attività operativa può essere supportata, attraverso la parame-trizzazione dell’utente, da stru-menti di comunicazione in RF piuttosto che dall’uso di supporti cartacei (liste, etichette). Uno stesso magazzino può lavorare contemporaneamente con diffe-renti supporti in relazione alla zona di lavoro ed alle caratteristiche dei prodotti trattati.
Nelle zone di magazzino supportate da terminali RF è possibile, durante le attività di prelievo e senza dover navigare tra i menù, conoscere la giacenza dell’ubicazione di picking (nei casi fosse necessario effettuare un controllo estemporaneo), oppure verificare la presenza di una missione di rimpiazzo o di una missione di ingresso destinata all’ubicazione stessa (con l’indicazione di tutti i riferimenti per poterla condurre).

Dal punto di vista degli aspetti qualitativi, è possibile configurare da parte dell’utente la modalità di scannerizzazione dei prodotti (tutti i pezzi di una riga, un solo pezzo, tutti i pezzi fino ad un max impostato) e le eventuali informazioni accessorie alla merce prelevata (digitazione del lotto) sia per un controllo istantaneo, sia per una successiva tracciabilità sui documenti di trasporto.

Il ciclo di preparazione ha la possibilità di tenere sotto controllo la situazione mancanti, ma presenti al ricevimento merce, consentendo il loro prelievo e abbinamento alla spedizione fino al momento della effettiva spedizione del materiale.
La configurazione del prelievo può inoltre essere variata per tipologia ordine particolare (trasfer order, scambi merci…).

GeO, attraverso la configurazione delle linee di spedizione, che può essere differente per uno stesso cliente in relazione all’orario di ricevimento della merce e al giorno della settimana, segue l’iter di preparazione fino all’uscita del materiale. Il software è in grado di interagire con sistemi automatici sia per attività di trattamento dei contenitori di spedizione (etichettature, chiusure, reggiatura) sia per uno smistamento su sorter.

E’ inoltre possibile gestire postazioni di controllo della merce preparata (attraverso scannerizzazione per intero ordine oppure per porzione di ordine) nonché le logiche di scelta per il controllo (a campione, a valore, sistematiche in relazione all’anagrafica clienti, etc).

In assenza di sistemi di etichettatura automatica, GeO è in grado di produrre etichette di spedizione complete anche di informazioni accessorie (ad esempio "contiene prodotti a temperatura controllata").

GeO conduce il trattamento dei resi da cliente in maniera molto efficiente, integrando in un unico passaggio il caricamento del reso ai fini della generazione degli accrediti e la movimentazione di magazzino. In relazione alle causali di reso utilizzate, la merce vendibile può essere associata ad una UdC ed indirizzata verso la specifica Zona di Raccolta (come per l’ingresso merce da fornitore). La merce non vendibile può essere automaticamente indirizzata a magazzini non vendita (resi, Assinde, distruzioni…).

GeO realizza le missioni di inventario legate alle singole ubicazioni confrontando le giacenze “contabili”, risultanti dal sistema informatico, con le giacenze fisiche presenti nel magazzino. L’attività di inventario può coinvolgere “l’intero prodotto” presente nelle diverse ubicazioni di magazzino oppure la sola ubicazione.

In particolare, le missioni di inventario possono essere generate dai seguenti filtri:

• Magazzino
• Reparto
• Zona di raccolta
• Settore di allestimento
• Scaffale o parte di esso
• Tipo prodotto

Per il rilievo della situazione fisica, gli operatori possono avvalersi di apposite funzioni su terminale RF. Tutti i dati non conformi rispetto a quanto previsto, vengono memorizzati in un archivio dedicato (con possibilità di dettaglio sulle singole ubicazioni). La conferma delle difformità rilevate genererà l’aggiornamento della giacenza nelle singole ubicazioni e le opportune movimentazioni di rettifica fiscale. Le attività inventariali possono essere svolte senza la necessità di bloccare la normale operatività del magazzino.

Attraverso la generazione di un importante e dettagliato database relativo alle attività di magazzino (ingresso merci, stoccaggio, rimpiazzo…), GeO produce una serie di tabulati statistici che evidenziano l’utilizzo delle attrezzature e delle risorse umane, permettendo il monitoraggio delle attività, della stabilità e dell’andamento dei processi. GeO, utilizzando la tecnologia di datawarehousing, offre la possibilità di lettura strutturata del database da parte di sistemi esterni capaci di elaborare risultati di volta in volta diversi e necessari all’ottenimento di una sempre più ottimizzata prestazione delle attività di magazzino. Il database comprende informazioni relative alle operazioni coperte da una funzione da terminale fisso e/o RF , quelle inerenti lo stato della mappa e quelle relative al flusso operativo (in & out). Ancora più importanti sono le informazioni relative ai lead time ed al livello di servizio di ciascun reparto/funzione di magazzino coinvolta nel processo (spunta in ingresso, stoccaggio, rimpiazzo, etc.).

L’integrazione di GeO con DiFarm rende possibili importanti funzionalità che non sono normalmente implementate nei pacchetti di gestione operativa in commercio che, in questo senso, si limitano a produrre statistiche “ABC” di prelievo, senza avere la possibilità di “filtrare” tali dati con tutti gli altri aspetti caratterizzanti i prodotti stessi (dimensioni, macchinabilità, volume, etc.).

Sulla base della definizione delle tipologie e dei diversi settori di allestimento, GeO rende disponibili due importanti funzionalità:

• Convenienza allocativa
• Bilanciamento dei settori manuali

Rilevazioni ed analisi effettuate presso alcuni depositi, hanno mostrato che un’attenta distribuzione dei prodotti sulla linea di allestimento ha apportato un risparmio del 10-15% sul tempo di allestimento. Se si considera che questo miglioramento è stato ottenuto in realtà operative che, almeno negli intenti, già attuavano internamente un monitoraggio sulla curva “ABC” dei prodotti, si può affermare, con una certa tranquillità, che in ambiti non ottimizzati (ad esempio linea di allestimento organizzata per fornitore/descrizione), si possano ottenere miglioramenti veramente significativi.


Convenienza allocativa 
Funzionalità particolarmente caratterizzante, che mette in evidenza agli addetti ai lavori la spiccata vocazione di GeO alle aziende di distribuzione del farmaco, è quella denominata “convenienza allocativa”. La funzione di calcolo della “convenienza allocativa”, tramite l’elaborazione di una mole di dati molto grande, attraverso degli algoritmi basati su tecniche logistiche consolidate, effettua una analisi dettagliata dei consumi in pezzi ed in volume, delle dimensioni e delle prese di ogni singolo prodotto e, collegando i risultati con l’infrastruttura del magazzino (tipologia e quantità delle scaffalature, tipologia e quantità delle attrezzature automatiche, etc), propone l’ottimale distribuzione dei prodotti in relazione alle tipologie di stoccaggio disponibili. Il risultato dell’analisi è rappresentato da appositi report che consentono sia un confronto tra la situazione attuale e quella “ottimale”, suggerendo gli spostamenti necessari in ordine di importanza, sia di quantificare l’eventuale risparmio di tempo che si otterrebbe operando gli spostamenti proposti. Tali importanti indicazioni, facilitano la valutazione di costi e tempi e quindi della convenienza ad effettuare o meno gli spostamenti. Questo modulo, non è però da intendersi solo come analisi una tantum: la dinamicità dei prodotti deve continuamente essere tenuta sotto controllo. Infine, tale funzione può anche avere una connotazione progettuale: agendo opportunamente sui parametri relativi alle tipologie di allestimento che si intendono realizzare, è possibile, in base ai dati reali di movimentazione, definire quali debbano essere i valori caratteristici dei vari impianti utilizzati nelle linee di allestimento (numero canaline per impianto automatico, numero ripiani negli scaffali a gravità, etc.).

 
Bilanciamento dei settori di prelievo manuale 
Chi opera in questo ambito sa bene che a prescindere dalla metodologia di prelievo manuale, da quella più tradizionale (passa cassa), a quella più sofisticata (decision point, tramogge, altro), è fondamentale che ciascun addetto abbia lo stesso carico di lavoro al fine di evitare i colli di bottiglia che allungano i lead time di preparazione. La funzione di bilanciamento indica la corretta distribuzione dei carichi di lavoro tra gli addetti; previa definizione delle produttività per ogni differente tipologia di attrezzatura (gravità, testatine, pettini, etc) e per ogni tipologia logistica di prodotto (standard, frigo, voluminosi, etc.), GeO analizza il carico di lavoro traducendolo non solo in righe lavorate ma in ore uomo necessarie per espletare le righe lavorate, rendendo così trasparente le differenze indotte dalla tipologia di stoccaggio e/o dalla difficoltà intrinseca di alcune tipologie di prodotto.
Sono consentite anche simulazioni per verificare i miglioramenti sul bilanciamento tra i diversi settori.
 

Cinque aspetti, in particolare, caratterizzano GeO rispetto ad altri pacchetti concorrenti:

1. "Verticalizzazione" sulle problematiche dei distributori farmaceutici
   GeO permette di affrontare le problematiche relative alla gestione operativa di magazzino con una attenzione particolare agli aspetti organizzativi tipici dei distributori del farmaco e senza i compromessi che si è costretti ad accettare quando invece si adatta un pacchetto “orizzontale” ad una realtà così specifica come quella del farmaceutico.
2. Totale "integrazione" con il gestionale DiFarm GeO permette di ottenere una forte integrazione con il gestionale DiFarm, aumentando così le prestazioni complessive del pacchetto nelle funzioni di gestione del magazzino. Tale integrazione permette al cliente di evitare la realizzazione di complesse e costose interfacce, che risultano onerose sia dal punto di vista progettuale che delle problematiche legate alla successiva manutenzione. Un esempio sul significato di integrazione lo si ha in ingresso merce, dove la funzione di spunta consente di separare i prodotti diretti verso le altre filiali (acquisti centralizzati). Integrazione significa flessibilità nella regolamentazione, sicurezza e massima ottimizzazione.
3. Gestione dei "sistemi automatici" utilizzati dai distributori farmaceutici.
   GeO permette di gestire tutte quelle attività manuali (ad esempio il rimpiazzo delle “canaline”) collegate alla gestione dei sistemi automatici utilizzati all’interno del magazzino. L’automazione non resta più un fatto isolato, ma si realizza una gestione logistica integrata, che porta a massimizzare l’investimento fatto nell’automazione stessa.
4. Potenti funzionalità di "ottimizzazione" del display di allestimento.
   GeO permette funzioni di ottimizzazione, normalmente non presenti sui prodotti concorrenti, che utilizzano dati prodotti dal gestionale al fine di realizzare simulazioni il più possibile aderenti alla realtà del magazzino. Il gestore può così procedere, per passi successivi e in una logica di miglioramento continuo, ad una ottimizzazione dei flussi dei materiali e ad una riduzione dei tempi di attraversamento.
5. Utilizzo delle più moderne tecnologie di programmazione.
   Su un piano più tecnico, GeO utilizza le più moderne tecnologie di programmazione ad oggetti ed incorpora una serie di algoritmi che consentono modalità operative personalizzate e logiche specifiche definite dal cliente, senza rinunciare ai vantaggi della stabilità e della continuità nel tempo offerti da un pacchetto standard.

In conclusione possiamo dire che GeO è il software per la gestione operativa di magazzino dei distributori del farmaco, che è stato progettato e sviluppato da chi conosce profondamente le esigenze e la dinamicità di questo mercato e per consentire una autonoma riprogettatazione dei processi agendo sugli innumerevoli parametri operativi e logici che fanno da infrastruttura portante di tutte le sue funzionalità.