Quadratura automatica fatture passive

Il modulo di "Quadratura automatica delle fatture passive" consente di effettuare in automatico controlli "incrociati" tra i dati riportati nei buoni di ingresso merce, le bolle di consegna merce, le fatture di acquisto ricevute dai fornitori, e gli ordini di acquisto emessi e le condizioni commerciali concordate con i fornitori.

Questo sofisticato livello di controllo è possibile grazie alla perfetta integrazione dei vari moduli del gestionale (magazzino, contabilità, acquisti, etc.) e dalla grande quantità di dati gestionali che questi consentono di acquisire. Il modulo mostra ad un operatore solo quelle situazioni in cui viene rilevato una "squadratura" (con dei range di tolleranza definibili dall’utente) tra alcuni dei dati sopra elencati.

Ad esempio, quando il fornitore emette una fattura per un numero di pezzi diverso da quello che l’operatore di magazzino ha inserito nel buono di ingresso merce o da quello riportato in bolla o, ancora, con una condizioni di vendita difforme da quella concordata dall’ufficio acquisiti, il sistema propone la fattura stessa ad un operatore che provvederà a decidere come trattare la singola situazione.

Sinteticamente, il modulo consente di implementare le seguenti funzionalità:

• Accoppiamento automatico fattura d’acquisto con buono di ingresso merce nella procedura. L’utente non verifica a video né su carta che carico e fattura quadrino, questa funzione è eseguita in automatico ed in batch dal modulo software. Non è necessario accoppiare fisicamente bolle e fatture, che saranno archiviate separatamente con un’enorme riduzione di tempi operativi. La procedura mantiene i collegamenti necessari al reperimento dei documenti;
• Quadratura automatica con evidenziazione dei motivi di mancata quadratura;
• Quadratura su importo a percentuale e/o valore, codice pagamento, sconto cassa;
• Segnalazione dell’eventuale mancata quadratura in fase di pagamento al fornitore;
• Acquisizione e visualizzazione dei commenti di ordine fornitore e di ingresso merce, inserimento di ulteriori commenti e visualizzazione di tutti questi commenti anche al pagamento del fornitore;
• Stampa delle bolle fornitori di cui non si è ricevuta la fornitura;
• Stampa alla data delle bolle ricevute e non accoppiate a fattura e della merce in viaggio;
• Contabilizzazione dei costi relativi alle fatture da ricevere per i bilanci mensili e le rilevazioni di fine anno.